In der Reform des Gesetzes 39/2015 vom 1. Oktober wurde das elektronische Postfach in Spanien als einziges allgemeines Verwaltungsverfahren der administrativen Behörden festgelegt.
Die Verwendung des elektronischen Postfachs in Spanien war zunächst freiwillig und ist heute das einzige zugelassene Kommunikationsmittel mit den öffentlichen Behörden. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass dieses Postfach täglich überprüft wird, um mögliche Geldbußen/Sanktionen aufgrund nicht beantworteter Anforderungen zu vermeiden.
Aktuell wurde die Verwendung des elektronischen Postfachs in Spanien von den spanischen Behörden deutlich erweitert und ist daher für die Unternehmen und Einrichtungen, die in Spanien tätig sind, von großer Bedeutung. Das geht sogar so weit, dass das elektronische Postfach in Spanien bald das einzige Kommunikationsmittel zwischen den administrativen Behörden und den Unternehmen darstellen wird.
Für das spanische Finanzamt ist die Verwendung des elektronischen Postfachs seit Oktober 2016 verpflichtend. Jedes Unternehmen, dass eine spanische Steueridentifikationsnummer (NIF) anfordert, wird automatisch in das Benachrichtigungssystem des Finanzamts mit aufgenommen. Dies gilt auch für Unternehmen, die ihren Geschäftssitz nicht in Spanien haben. Über diese Aufnahme sowie die vorläufige Steuernummer (CIF Provisional) wird das Unternehmen per Einschreiben informiert, dass an die für Benachrichtigungszwecke hinterlegte Adresse gesandt wird. Vom ersten Tag an wird dann keine Art von Benachrichtigung mehr per Post versendet und die Zustellung der elektronischen Benachrichtigungen kann beginnen.
Da es sich hierbei um das einzige Kommunikationsmittel zwischen dem spanischen Finanzamt und den auf dem spanischen Markt tätigen Unternehmen handelt, muss das elektronische Postfach in Spanien täglich überprüft werden. Die Unternehmen erhalten hier Benachrichtigungen über eine Vielzahl von Themen. Selbst wenn ein Unternehmen eine dieser Benachrichtigungen nicht überprüft, sieht das Finanzamt die Mitteilung als zugestellt an und der für die Erfüllung der jeweiligen Anforderung festgelegte Zeitraum beginnt ab Eingang der Benachrichtigung im elektronischen Postfach.
Es wird insbesondere darauf hingewiesen, dass, falls eine dieser Benachrichtigungen nicht im entsprechenden Zeitraum beantwortet wird, Verfahren eingeleitet werden, die Sanktionen unterschiedlicher Art zur Folge haben können (administrative, finanzielle, etc.).
Zusammenfassung
Die in Spanien tätigen Unternehmen sind dafür verantwortlich, jeden Tag ihr elektronisches Postfach ordnungsgemäß zu überprüfen. Für nicht ansässige Unternehmen ist dieser Aufwand sogar noch höher, da alle Benachrichtigungen der spanischen Behörden ausschließlich in spanischer Sprache ausgestellt werden.
Arintass bietet seinen Kunden im Rahmen seines Dienstleistungsangebots in verschiedenen Sprachen (Deutsch, Englisch, Französisch und Spanisch) die Möglichkeit, das elektronische Postfach in Spanien in Echtzeit zu überprüfen und zu verwalten. Den Kunden wird der fristgerechte Erhalt jeder Benachrichtigung des Finanzamts sowie die Einhaltung der Fristen zu deren Beantwortung garantiert.
Zoa Monagas
