Mittlerweile steigt die Anzahl der Arbeitnehmer, die aus beruflichen Gründen reisen. Deshalb müssen die Unternehmen diese Reisekosten mit dem sogenannten Verpflegungsmehraufwand in Spanien ausgleichen.
Der Begriff des Verpflegungsmehraufwands und seine arbeitsrechtliche und steuerliche Behandlung kann zu Unklarheiten und Zweifeln bei der Anwendung im Unternehmen führen.
Ein Verpflegungsmehraufwand in Spanien ist eine Lohnnebenleistung, die dafür bestimmt ist, dem Arbeitnehmer die Ausgaben für Frühstück, Mittagessen, Abendessen und Unterkunft auszugleichen. Die Beträge sind von den Sozialversicherungsbeiträgen und von der Steuer befreit, wenn sie die festgelegten Grenzwerte nicht überschreiten.
Der Verpflegungsmehraufwand für den Arbeitnehmer findet Anwendung, wenn dieser seine Dienstpflichten vorübergehend an einem anderen Ort als seinem gewöhnlichen Arbeitsplatz leisten muss. In dieser Situation hat der Arbeitnehmer also eine Reihe von zusätzlichen Ausgaben, die vom Unternehmen durch die Erstattung des entsprechenden Verpflegungsmehraufwands ausgeglichen werden müssen.
Der vom Unternehmen an den Arbeitnehmer zu zahlende Betrag wird in einigen Fällen im anwendbaren Tarifvertrag geregelt. Ist dies nicht der Fall, können die Beträge durch die internen Betriebsbestimmungen geregelt werden. Tritt keiner der oben genannten Fälle ein, muss das Unternehmen alle begründeten Ausgaben für die Entsendung eines Mitarbeiters tragen.
Der Beitrag und die Besteuerung der Ausgaben, die ein Arbeitnehmer bei einer Entsendung außerhalb der Gemeinde seines Arbeitsplatzes verursachen kann, sind gegebenenfalls in Artikel 9 der Einkommensteuerverordnung [Reglamento del IRPF] und in Artikel 147 des Allgemeinen Gesetzes über die soziale Sicherheit [Ley General de la Seguridad Social] geregelt.
Die vom Arbeitnehmer verursachten und begründeten Aufenthaltskosten sind steuer- und beitragsfrei.
Grenzbeträge
Unterhaltskosten sind bis zu den folgenden Grenzbeträgen beitrags- und steuerfrei:
| Unterhalt | Freibetrag | Steuerpflichtiger Betrag | ||
| Unterhaltskosten | Übernachtung | Spanien | 53,34 € | Der Überschuss dieser Beträge ist steuer- und beitragspflichtig |
| Ausland | 91,35 € | |||
| Keine Übernachtung | Spanien | 26,67 € | ||
| Ausland | 48,08 € | |||
Wenn der Arbeitnehmer öffentliche Verkehrsmittel benutzt, Parkplätze oder Mautgebühren zahlen muss…, d.h. Kosten für die Fortbewegung tragen muss, sofern sie durch Fahrkarten oder Rechnungen gerechtfertigt sind, sind sie von Steuern und Beiträgen befreit.
Wenn der Arbeitnehmer sein eigenes Fahrzeug für Dienstreisen nutzt, muss das Unternehmen die Kosten erstatten, in diesem Fall 0,19 Euro pro Kilometer, die steuer- und beitragsfrei sind.
Um eine effektive Kontrolle über den Verpflegungsmehraufwand in Spanien zu haben, muss das Unternehmen eine Verwaltungsform einführen, die sich dem internen Unternehmensbetrieb anpasst und so Zeit einspart.
Zusammenfassung
Wenn das Unternehmen ein angemessenes System einführt, im Einklang mit der geltenden Arbeits- und Steuergesetzgebung, spart es Kosten und kann Steuervorteile in Anspruch nehmen. Ein weiterer wichtiger Faktor ist, dass auch der Arbeitnehmer von diesen Vorteilen profitiert und das Arbeitsumfeld auf diese Weise verbessert wird.
Soledad Moriche
