In Spanien als ausländisches Unternehmen tätig zu werden, erfordert, vorab die Form der Präsenz im Land festzulegen und die wesentlichen steuerlichen, arbeitsrechtlichen und handelsrechtlichen Pflichten zu kennen, die entstehen können.
Die Wahl der Struktur hängt von der Art der Tätigkeit, ihrer Dauer und dem geplanten Grad der Niederlassung ab.
1. Formen der Tätigkeit in Spanien
Die wichtigsten Optionen sind die Tochtergesellschaft, die Zweigniederlassung oder das Bestehen einer Betriebsstätte.
Die Tochtergesellschaft ist eine spanische Gesellschaft mit eigener Rechtspersönlichkeit, in der Regel eine Sociedad Limitada (vergleichbar mit einer GmbH). Sie ermöglicht die Trennung der Risiken von der Muttergesellschaft.
Die Zweigniederlassung besitzt keine eigene Rechtspersönlichkeit und fungiert als verlängerter Arm des ausländischen Unternehmens, das unmittelbar die Verantwortung trägt.
Eine Betriebsstätte kann entstehen, wenn eine dauerhafte Tätigkeit in Spanien mittels personeller oder materieller Mittel ausgeübt wird, was eine Besteuerung im Land nach sich ziehen kann.
2. Grundlegende steuerliche Pflichten
Die Aufnahme der Tätigkeit in Spanien erfordert die Beantragung einer Steuernummer (NIF) und die Abgabe des Formulars 036, mit dem die Eintragung ins Unternehmensregister erfolgt und die steuerlichen Daten der Tätigkeit mitgeteilt werden.
Die wichtigsten laufenden steuerlichen Pflichten sind:
- Körperschaftsteuer (Impuesto sobre Sociedades): allgemeiner Steuersatz 25 %, mit möglichen Sonderregelungen je nach Fall
- Mehrwertsteuer (IVA): regelmäßige Abgabe mittels Formular 303
- Steuerabzüge und Vorauszahlungen: auf Arbeits- oder Freiberuflereinkünfte
- Einkommensteuer für Nichtansässige (Impuesto sobre la Renta de No Residentes): soweit anwendbar.
Zudem können je nach Geschäftstätigkeit zusätzliche Informationspflichten bestehen:
- Formular 349: innergemeinschaftliche Umsätze
- Formular 347: Geschäfte mit Dritten über 3.005,06 € jährlich.
3. Arbeitsrechtliche Pflichten bei der Einstellung von Personal
Stellt das Unternehmen in Spanien Arbeitnehmer ein, muss es sich vor Beginn der Arbeitsaktivität bei der Sozialversicherung anmelden und die Beitragskontonummer (Código de Cuenta de Cotización) erhalten.
Ab diesem Zeitpunkt bestehen folgende Hauptpflichten:
- Anmeldung der Arbeitnehmer vor Aufnahme des Arbeitsverhältnisses
- Abschluss von Arbeitsverträgen
- Anwendung des jeweils geltenden Tarifvertrags
- Erstellung von Lohnabrechnungen und Abführung der Sozialversicherungsbeiträge
- Einbehalt und Abführung der entsprechenden Lohnsteuer (IRPF).
Zudem sind Pflichten zur Arbeitszeiterfassung, Arbeitssicherheit (Prevención de Riesgos Laborales), Datenschutz sowie – je nach Belegschaftsgröße – Gleichstellungsvorschriften und interne Protokolle zu erfüllen.
4. Handelsrechtliche und buchhalterische Pflichten
Gesellschaften, die in Spanien tätig sind, müssen eine ordnungsgemäße Buchhaltung nach spanischen Vorschriften führen und die Belege für ihre Geschäftsvorfälle aufbewahren.
Zu den Pflichtbüchern zählen:
- Tagebuch (Libro diario)
- Inventar- und Jahresabschlussbuch (Libro de inventarios y cuentas anuales)
- Protokollbuch (Libro de actas)
- Gesellschafterregister (Libro registro de socios), soweit erforderlich.
Tochtergesellschaften müssen ihren Jahresabschluss aufstellen, genehmigen und beim Handelsregister (Registro Mercantil) hinterlegen.
Auch Zweigniederlassungen haben buchhalterische und registerrechtliche Pflichten, deren Umfang jedoch von der Struktur der Muttergesellschaft und den im Herkunftsland verfügbaren Rechnungslegungsinformationen abhängen kann.
5. Häufige Fehler
Zu den häufigsten Fehlern zählen:
- Aufnahme der Tätigkeit ohne Prüfung, ob eine Betriebsstätte vorliegt
- Fakturierung aus dem Ausland, obwohl bereits eine Tätigkeit in Spanien stattfindet
- Nicht korrekte Anwendung von Quellensteuern oder Informationserklärungen
- Nichtbeachtung von Tarifverträgen bei der Einstellung von Personal
- Unzureichende Dokumentation von Geschäften zwischen verbundenen Unternehmen.
Fazit
Vor Aufnahme einer Tätigkeit in Spanien ist es entscheidend, die passende Struktur festzulegen und die steuerlichen, arbeitsrechtlichen und handelsrechtlichen Pflichten von Anfang an korrekt zu erfüllen.
Eine sorgfältige Planung ermöglicht es, Risiken zu vermeiden und mit größerer Rechtssicherheit zu handeln.